Cuando se adquiere un coche para la empresa o para una actividad económica es necesario incluirlo en la contabilidad de la compañía. ¿Cómo contabilizar la compra de un vehículo? ¿Es obligatorio hacerlo? Ten en cuenta que toda empresa necesita justificar las adquisiciones y pagos que hace; esto no solo incluye la compra de un coche, sino el alquiler de un local y hasta los móviles que se destinen para el uso del personal.
¿Qué es un asiento contable para registrar un coche?
El asiento contable es una anotación que se hace en los libros de contabilidad de una empresa. A través de estos libros se registra la entrada o la salida de un bien; es decir, pueden anotarse las compras que se hacen, pero también los pagos por servicios. De esta forma, en el asiento contable se registra toda la actividad económica de una empresa, sin importar el tamaño de ésta. La contabilidad de una empresa se divide en asientos y estos son diferentes, es decir, se clasifican en función de los bienes que se adquieren o los pagos que se hacen.
De esta forma, los asientos contables más comunes de una empresa son:
- Nóminas.
- Amortización.
- Pago de impuestos.
- Gestión de ventas. Esta se divide en facturas expedidas, remesas y cobros que se hacen a los clientes de una empresa.
- Gestión de compras. Aquí se incluyen las transferencias, los pagos y las facturas recibidas. Es decir, lo que tiene que pagar una empresa a terceras personas y/o empresas para poder operar (proveedores, arrendadores, etcétera).
El asiento contable es importantísimo para poder llevar un control preciso de la contabilidad de la empresa. Todo lo que se adquiera o se pague debe anotarse claramente. ¡Incluso la compra de un coche!
¿Por qué registrar la compra de un vehículo?
Antes de saber cómo contabilizar la compra de un vehículo, es importante que sepas por qué debes hacerlo. El coche al momento de adquirirlo pasa a llamarse inmovilizado material de la empresa; de hecho, todos los bienes que se adquieran son inmovilizados materiales y tienen que anotarse adecuadamente. Esto se hace porque cada tres meses la empresa debe presentar una declaración del IVA. A esto se le llama declaración trimestral y es obligatorio presentarla a las autoridades. ¿Cómo contabilizar la compra de un vehículo para la empresa? Todo depende del uso que se le va a dar a dicho vehículo.
Debes preguntarte para qué se va a utilizar el coche. Es decir, si el automóvil es para el uso particular del empresario y sus trabajadores o si es para el desarrollo de una actividad. Y aquí es cuando hay que acogerse a lo dispuesto en la Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido. En el artículo 95 se hace referencia a los coches turismo y remolques, así como motocicletas y vehículos ciclomotores; y estos se ven afectados por el desarrollo de una actividad profesional o empresarial en una proporción del 50%. Es decir, que un coche que se adquiera para el uso de la empresa puede deducirse el IVA hasta en 50% ; si se justifica adecuadamente, es posible estar exento del pago de este tributo.
¿Cómo contabilizar la compra de un vehículo para la empresa?
Una vez que ya se ha comprado el coche, pedido la factura y pagado los impuestos correspondientes, es momento de realizar el asiento contable. Ten en cuenta que al momento de comprar un coche el vendedor debe entregarte contrato de compraventa o factura. Esto es indispensable para realizar el asiento.
Con estos datos, entonces puedes hacer la contabilidad del coche. Para ello, todos los empresarios deben acogerse a lo dispuesto por el Real Decreto 1515/2007 que aprueba el Plan General de Contabilidad de PYMES. Deberás dirigirte a la Segunda Parte, en la que se trata el Inmovilizado Material.
Valoración
Todos los bienes que se adquieren para la empresa se llaman inmovilizado material y se tasan o valoran en función del coste de los mismos; puede ser un coste de adquisición o de producción. En el caso de un coche, entra en el coste de adquisición. En este precio solo se incluyen los impuestos indirectos cuando no pueda solicitarse su devolución directa a Hacienda.
Colocarlo en el asiento contable específico
Para poder hacer la valoración de cualquier inmovilizado material se tienen en cuenta las diferentes cuentas contables. Las cuentas contables varían en función del tipo de transacción que se ha realizado. Para hacer este asiento, también debes saber que se utilizan programas específicos de gestión empresarial y que, al principio de la actividad económica, deben hacerse clasificaciones sobre los distintos bienes adquiridos. Así, para registrar un coche nuevo deben utilizarse los asientos de:
- Elementos de transporte.
- IVA soportado.
- Proveedores
Ten en cuenta que un coche para empresa puede estar sujeto a diferentes transacciones. Por ejemplo, si se adquiere a través de un leasing o utilizando la fórmula del arrendamiento financiero. También es importante aplicar la amortización y los costes de mantenimiento que el vehículo tendrá a lo largo de su vida útil. Igualmente afecta si el coche se compró utilizando una financiación, pues esto repercute en los activos y pasivos de la empresa.
Dependiendo del programa de gestión empresarial que utilices, registrar el vehículo será más o menos sencillo. Solo tienes que anotarlo en el asiento contable correspondiente y verificando el precio de compra que aparece en la factura. Por ejemplo, si compras un coche de ocasión, generalmente el IVA está incluido ya en el precio de compra, pero debe venir desglosado en la factura. En el caso de los coches nuevos, este impuesto todavía deberás pagarlo. ¡Verifica bien los datos antes de hacer el asiento!